仕事メールで生産性を極限に高める文章完全攻略マニュアル

RYO
どうも!最近キャベ太郎の美味しさに気づいてきたTodoブログ編集部のリョウです!
騙されたと思って、買って欲しいですね!本当に美味しいので!

さて、最近、生産性を以前よりもさらに求めるようになり、突き詰めた結果、自由に使える時間が増えてきたので、その時間を有効利用するためにブログを書いています。

そんな中、ふとこんな疑問が浮かびました。

『報連相の質を高めることは生産性を高めるのに必須なんじゃないか?』

報連相の中でもメールはよく使われるビジネスツールの一つですが、ツールであるはずのメールでかなり生産性を下げている方が多いように感じました!

そこで今回、仕事メールで生産性を爆上げするための方法をまとめましたので、参考にしてみてください!

それではいきます!!

分かりにくいメールは生産性を下げる

生産性を下げるメールとは

生産性を下げる要因となるのは、伝わらずに何度もコミュニケーションの往復になってしまうことが大きくあげられます。

伝わらない時によく言われるのが、『分かりにくい』ってことですよね。

『分かりにくさ』とは一体なんのことなのか?というと、

  • 見にくさ
  • 伝わりにくさ
  • 抽象性

主にこの3つのことを指します。

見にくさは、見た目の問題ですが、そこに美意識を持てないと仕事はいつまでたっても早くなりません。

伝わりにくさというのは、回りくどかったり、例題が『それね!』とならないものだったりを指します。

そして、伝わらない最大のキモは『抽象性』にあるのかなと考えています。

『抽象性』とは、ふわっとしている内容のことをいいます。

『結局どういうこと?』『何をすればいいの?』と疑問が生まれるような明確さに欠けるメールのことです。

仕事をめちゃ早く進めたいのであれば、こういった疑問が生まれるようなメールは避けた方がいいですよね!

生産性が低いメールは思いやりが足りないから

生産性の低いメールは『思いやり』がない証拠だと考えています。

思いやりがあれば相手に伝わるメールを目指して書くはずなので、伝わらない文章は時間がたとえかかったとしても書かないでしょ!!って思うからです。

もし『生産性の低いメールだ自分・・・』となった場合には、今一度メールの考え方を変えるといいかもしれません。

RYO
思いやりって仕事において、めちゃくちゃ大切なんですよ!ないがしろにしがちですけど、とっても大切なことなんです。

生産性を超高める仕事メール文章術

1画面で確認できるようにデザインする

長い資料を作るのが仕事だと思っていませんか?

それと同じように、長いメールを送って仕事した気になっていませんか?

だとすればそれは、仕事に対してこだわりがなさすぎです。

僕は、パソコンで確認する時、スマホで確認する時、送り先の方の状況に合わせて1画面で済むようにデザインしています。

実際に喜ばれることが多いし、必要な情報以外は排除した上で見やすくデザインすることでようやく仕事をしたことになると思うんです。

どうですか?仕事できてますか?

RYO
ここでも結果、思いやりがあるかですよね!
仕事は周りを巻き込むことで面白くなるからこそ、こういう気遣いが良い仕事を作ると思ってますよ!

つまり?と自分に問いかける

『結局言いたいことは何?』

こんなこと言われたことはないでしょうか?

言われたってことは伝わってないってことですよね。

伝わりにくい原因として、『文章が長い』ってことがあげられます。

文章が長いのは無駄があるからです。

シンプルに考えましょ!

シンプルにする時には、自分自身に『つまり?』と問うことから始めることです。

『この文章はつまりどういうこと?』という感じです!

この『つまり?』を繰り返して文章を最適な状態にブラッシュアップしていくと、必ず文章は短くなります。

それが本来の文章だし、伝わる文章なんです。

それをメールで活用できるようになれば、出戻りゼロで文章が短くなります。

書く手間も大幅に改善できるので、仕事がシンプルに早くなっていきますよね!

RYO
『つまり?』や『シンプルに言うと?』のような口癖を作るとシンプルに考えられるようになってきますよ!

TPOに応じて5W1Hを駆使して一瞬で明確にする

よく5W1Hが大切だ!みたいなことを聞くことがあると思います。

『いつ、どこで、誰と、どのように、なぜそうしたのか?』を書くことで文章が明確になると書かれている書籍が多いかと思います。

確かに、状況によっては5W1Hは大切なんですが、TPOに応じて柔軟性を持ってメールを送る必要がある点がポイントだと考えています。

なので、5W1Hを必ず満たす必要はなく、『なぜ?』という点に着目して連絡してもいいですし、『どのように』という点に着目して連絡してもいいわけなんです。

ちなみに5W1Hを駆使するということは、『Why』『What』『Where』『Who』『When』『How』の全てを使うことではありません。

相手が欲しい情報を欲しいところだけ切り取ってデザインしてあげることが生産性を高めるコツだと思っています。

一番危険なのは、『5W1Hで話すといいんだよね』と、一般的なフレームワークに当てはめて仕事をした気になってしまうことなんです。

RYO
こうした思考停止だけには絶対になってはいけません!
フレームワークなどは全てツールとして使いやすい形にカスタマイズして使いましょう!

次の一歩を踏み出すTodo

まずは過去に送ったメールを覗いて、『つまりどういうこと?』と文章を短くできないか考えてみてください。

これだけでも見やすさと分かりやすさが変わってきます!

『つまり?』と文章を短くすることに挑戦し、できるなら1画面にまとめる努力をしてみましょう!

ぜひシェアお願いします!まじです。。。

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