仕事の段取りで上司から絶対に怒られないための3つの法則

RYO
どうも!最近上司と電話で仲良く5時間話すことに成功したTodoブログ編集部のリョウです!仲良すぎて逆に気持ち悪いと周りから言われています。ゲイではないです。

さて、今回は仕事の段取りについて『できない』と思っている方のために記事を書いています!
もしあなたが、

『段取り悪いんだよなー』
『仕事で怒られまくってやる気が出ない』
『やることが多すぎて、テンパる』

こんな風に思っていることがあれば、この記事でまるっと解決できます!
解決するためには

  • 頭をシンプルにする
  • 自分を知る
  • 上司のニーズを知る

という3つが大切なんですね!

そこで今回は、仕事の段取り超効率化させて上司にも怒られない3つの法則を解説していきます!

期待してみてください!

仕事の段取りで怒られる人とは?

頭をシンプルにできていない

仕事の段取りがうまくいかない時って、単純にスケジュールが把握できていない時なのでしょうか?

段取りがうまくいかない時って、スケジュールを把握していても起こる時ってありますよね。

これは頭の中が整理されていないために起こります。

『頭ごちゃごちゃでよくわからん!!』ってやつです。

整理する基本は切り捨てるところから始めるのが基本で、重要性の高さで優先順位をつけて、やることを絞ることも必要なんです。

自分が理解できていない

人は自分のキャパが超えた時にテンパります。

なんかもう、ワー!ってなります。

でもこれは、誰しもが起こることで、その原因は『自分が理解できていないこと』につながります。

自分のこと、理解できてますか?

  • やる気が落ちるタイミング
  • やる気が上がるタイミング
  • 生産性が落ちる瞬間
  • 生産性が上がる瞬間
  • テンションが上がること
  • テンションが下がること
  • ・・・etc

挙げればキリがないですが、『これ意外と知らないわ!』ってことってたくさんあるんです。

まずは自分が怒られる時、段取りが悪い時の自分を思い出して、自分を見つめてみましょう!

上司が考えが把握できていない

上司から怒られるとへこみますよね。

資料が分かりにくいだとか、まとまってないから書き直せだとか。

これを上司のせいにしても状況は変わらないので、対応策を考えたいですよね。

ズバリ、『上司の考えを理解すること』が大切です。

上司が欲していることが分かれば、話もスムーズに通るし、物事が円滑に進みます。

逆にそれに逆らえば、今まで通り出戻りが多く発生して段取りも悪くなっていくんです。

上司の仕事を早くするには、上司の意図を汲み取って求めているものに寄せて上げることが大切です。

RYO
ここは想像力が大事です!
いかに欲している資料を理解して持ってくるかで上司の生産性が変わります!

仕事の段取りを効率化する3つの法則

仕事の段取りの前に自分が何に時間がかかるか調べること

これは自分を理解することにつながりますが、何に時間がかかっているかを知ることは自分を知る第一歩になります。

逆に自分の課題が見つかってない状態で仕事をすることは、砂漠に水を撒くぐらい無駄なことなんです。。

時間がかかるものを特定して、課題が見つかるとそこを改善するために動けるだけで前に進めますよね!

だからこそ、効率化できるんです。

まずは課題を見つけること。それには、何に時間がかかっているのかを測って自分を知ることが大切なんです。

RYO
課題がたくさん見つかることもありますが、その中でも一番改善した方がいいものを絞って改善していきましょう!

仕事の『優先順位』を付けること

仕事をしているとやることがたくさん増えていきますよね!

あれもこれもそれも。。

手が足りない、時間が足りない!!!って状態にもなっちゃいますよね。

でも、仕事に同じものはないはずなので、その仕事の大きさや緊急性、重要性はそれぞれ違うはずです。

そこで、仕事の優先順位をつける必要が出てくるわけなんです。

ここで気をつけたいのは、どれもやるかよりもどれをやらないかが重要な点です!

やることを絞るためには、やらないことをたくさん決める必要があるので、そこを割り切っていっきり絞り込めるかが勝負です。

仕事の優先順位をつけて、シンプルな仕事の仕方を目指していきましょう!

仕事の段取りをさらに良くしたいなら上司のツボを知ること

上司のOKをもらわなければ、仕事が進まないタスクってありますよね。

まさに上司が障害になって仕事の段取りが悪くなるパターンです。

さきほどの『上司の考えが把握できていない』でも少し解説しましたが、上司の生産性を高めることで、仕事の段取りが良くなることも多々あります。

そのためには、上司のツボをいち早く察知して細かく修正を加えながらなるべく早く求められているものを作りたいわけですがどうすればいいのでしょうか?

それはまず、3割まで作って上司に見てもらうということをやってみましょう!

3割?!未完成すぎるやないかい!とツッコミたくなる気持ちも分かりますが、仕事を段取り良く進めるためにはコレがキモなんです。

8割でもダメ。6割でも多い。ならば3割でやってみましょう!

先ほど説明したように、最初の方向性が違ったら出戻りがさらにかかるので、最初の確認をなるべく早く行うことが大切なわけなんです!

なので、なるべく早めに上司と方向性を固めるために、始めの一歩をあえて小さくし、方向性が決まった段階で大きく2歩、3歩と進めばいいんです。

RYO
上司には完璧なものを提出したい気持ちは分かりますが、考えれば考えるほどいいアイデアやいい考えが生まれると思いがちですが、時間と考えの質は比例しません!
なので、考えれば考えるほど無駄だと気づいて、スピードを大切にしましょう!

次の一歩を踏み出すTodo

まずは、自分を知ることからやってみるといいでしょう!

何にどのくらい時間がかかっているのか?をタイマーを使って時間を調べてみましょう!

自分のことがわかった上で、クリティカルな課題が見つからない場合には、上司を理解する方向で考えてみることもやってみるといいかもしれません。

やってみてください!

ぜひシェアお願いします!まじです。。。

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